สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ คือ

e-office คืออะไร

e-office หรือ สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ หรือบางแห่งเรียกว่า สำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) แต่ ความหมายโดยทั่วไปแล้ว e-office ก็คือ สำนักงานที่ใช้กระบวนการหรือวิธีการในการบริหารงานรูปแบบใหม่ โดยการนำเอาเทคโนโลยี สมัยใหม่ไม่ว่าจะเป็นเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ เทคโนโลยีสารสนเทศ เทคโนโลยี ระบบ เครือข่าย มาใช้ร่วมในสำนักงาน ทำให้ เกิดความสะดวก รวดเร็ว มุ่งเน้นการลดขั้นตอนและระยะเวลาในการ บริหารงานในองค์กร รวมถึงการปฏิบัติงานทั้งในส่วน ของการจัดการงานเอกสาร การส่งข้อมูลข่าวสาร รวมถึงการจัดเก็บข้อมูลในลักษณะ digital อย่างเป็นระบบ ทำให้บุคลากร ในองค์กรสามารถทำงานได้จากพื้นที่ใดๆของเครือข่ายในเขตขององค์กรได้ บุคลากรในองค์กรสามารถเข้าถึงข้อมูลกลางที่ เป็นปัจจุบันและถูกต้องร่วมกันได้โดยง่าย เป็นส่วนทำให้ประหยัดงบประมาณ เป็นฐานนำไปสู่การพัฒนาองค์กรอย่างเต็ม ศักยภาพ ทั้งด้านทรัพยากรบุคคล ระบบกลไกการดำเนินงาน รวมถึง อุปกรณ์และเครื่องมือ เพื่อการบริหารและการปฏิบัติงาน อย่างแท้จริง

e-office เกิดขึ้นจากความพยายามของหน่วยงานหรือองค์กรที่มุ่งเน้นให้งานขององค์กรนั้น มีความถูกต้อง เป็น ปัจจุบัน บุคลากรสามารถเข้าถึงข้อมูล และงานได้อย่างรวดเร็ว แต่งานสำนักอิเล็กทรอนิกส์จะประสบผลสำเร็จได้ นั้น ต้องมาจากความร่วมมือของบุคลากรในองค์กรทั้งผู้นำและผู้ปฎิบัติ ในการยอมรับการเปลี่ยนแปลง ก้าวเข้าสู่ การพัฒนาตนเองอย่างต่อเนื่อง ตามความก้าวหน้าของเทคโนโลยีที่นำมาใช้ในหน่วยงาน

แม้ว่า เราไม่อาจจะปฎิเสธกระแสของ e-office ได้ แต่การนำ e-office เข้ามาใช้ใน องค์กร ต้องดำเนินไปอย่างมีขั้นตอน เพราะ e-office อาจจะมีผลกระทบต่อเนื่องต่อ ภาพรวมในหลายๆเรื่อง อาทิ 1. การปรับเปลี่ยนพฤติกรรมในการเริ่มใช้ e-office นั้นควรค่อยเป็นค่อยไป การจัดสำนักงานหรือที่ทำงานควรทำให้สอดคล้อง และต้องดำเนินการเสริมศักยภาพ บุคลากร เติมความรู้ให้พร้อมที่จะก้าวไปสู่กลไกของ e-office 2. ฐานข้อมูล ต้องอยู่ในรูปแบบเหมือนกัน การใช้กลไก e-office เต็มระบบนั้นหากเป็นองค์กร หรือหน่วยงานที่มีการทำงานร่วม กันในหลายภาคส่วน จะต้องคำนึงถึง การเข้ากันได้ของฐานข้อมูลด้วย

3. เทคโนโลยีที่กระทัดรัดเหมาะสมกับองค์กร ต้องมีเทคโนโลยีเครือข่าย และเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่ประหยัดเหมาะสมแต่ได้มาตรฐาน มีระบบรักษาความปลอดภัยที่ดี